Dominic Tortorice

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Es erfordert viel Aufwand, eine E-Mail-Marketing-Kampagne richtig durchzuführen.

Nicht nur, dass Sie überzeugende, optimierte und ansprechende Inhalte an Ihre Abonnenten und Abonnentinnen senden müssen; Sie müssen auch die Best Practices für das E-Mail-Listen-Management einhalten.

Was ist E-Mail-Listen-Management?

Es ist eine Methode, um all die E-Mail-Adressen, die Sie von Ihrer Kundschaft und Leads sammeln, zu organisieren.

Indem Sie regelmäßig Adressen überprüfen und inaktive Abonnenten und Abonnentinnen von Ihrer Liste entfernen, können Sie gezieltere E-Mails versenden und Kennzahlen wie die Öffnungsrate und die Absprungrate verbessern.

Kundensegmentierung spielt dabei eine große Rolle, ebenso wie Listen-Hygiene und auf Erlaubnis basierendes E-Mail-Marketing.

Betrachten Sie das E-Mail-Listen-Management als all die Hintergrundarbeit, die dafür sorgt, dass Ihre Mailing-Liste aktuell und genau ist. Und glauben Sie uns: Solche hygienischen Gewohnheiten sind entscheidend für die Zustellbarkeit und den Erfolg Ihres E-Mail-Marketings.

Einführung ins E-Mail-Listen-Management

Während Konsumenten gerne E-Mails von ihren Lieblingsmarken erhalten, haben sie nicht unbedingt den Wunsch nach unbegrenzten E-Mails. Allzu oft fühlen sie sich von einer Flut von Nachrichten überwältigt. Ein weiteres Problem, das sie mit minderwertigem E-Mail-Marketing haben, ist der geringe Aufwand, den sie in die Erstellung der Nachricht investiert sehen.

Durch ein engagiertes Listen-Management können beide Beschwerden adressiert werden, und Ihre Marke hat eine bessere Chance, sich in den Posteingängen Ihrer Kundschaft Gehör zu verschaffen.

Wie?

Durch regelmäßige Wartung, um Ihre Kontaktlisten mit genauen Kunden- und Lead-Informationen auf dem neuesten Stand zu halten – so. Das umfasst alles von der Bestätigung gültiger E-Mail-Adressen bis hin zur Entfernung inaktiver Abonnenten und Abonnentinnen.

Listen-Management umfasst auch Listen-Segmentierung und Kontakt-Wiedergewinnung, die Ihnen helfen, Ihr E-Mail-Marketing besser zu verwalten und Ihre E-Mail-Marketing-Kampagnen auf den richtigen Weg zu bringen.

Die Segmentierung ist dabei besonders wichtig.

Wenn Sie Ihre Kontakte danach organisieren, wie Sie ihre E-Mail-Adressen erhalten haben oder welche Art von Inhalten sie konsumieren, können Sie Ihre Zielgruppenansprache verfeinern. Zum Beispiel sollten Sie Unterlisten unter Ihrer Haupt-E-Mail-Liste haben, wie solche für Newsletter-Abonnenten, neue Leads oder Teilnehmer*innen an Live-Veranstaltungen.

Warum ist E-Mail-Listen-Management wichtig?

Eine qualitativ hochwertige Listen-Hygiene ist grundlegend für gezieltes, personalisiertes E-Mail-Marketing. So einfach ist das. Ihre Kampagne könnte ins Leere laufen, wenn Sie nicht mit einer sauberen Mailing-Liste arbeiten und nicht über die Daten verfügen, die zur Personalisierung von E-Mails erforderlich sind.

Das Listen-Management wirkt sich auf jeden Aspekt Ihrer Marketing-Strategie aus. Es beeinflusst:

  • Ihren Absender-Ruf und das Vertrauen, das Konsumenten in Ihre Marke setzen
  • Ihre digitalen Marketing-Kennzahlen wie Klickraten, Absprungraten und Return on Investment
  • Ihre Fähigkeit, E-Mail-User zu binden, und damit die Beziehungen zu pflegen und die Aufmerksamkeit auf Promotionen, Produkte und Dienstleistungen zu lenken
  • Ihren Content-Erstellungsprozess sowie Entscheidungen über Promotion und Distribution

Effektives E-Mail-Listen-Management führt zu effektiven Marketing-Kampagnen, daher sollten Sie prüfen, wie gut Sie Ihre Mailing-Liste verwalten und ob, und wenn ja, was Sie verbessern müssen.

5 grundlegende Best Practices für das E-Mail-Listen-Management

Das E-Mail-Listen-Management ist nicht allzu komplex, aber das bedeutet nicht, dass Sie an Zeit und Mühe sparen sollten. Dies bildet die Grundlage für alles Weitere. Hier sind einige wesentliche Tipps, die Ihnen als Leitfaden dienen können:

1. Verfolgen Sie einen auf Erlaubnis basierenden Ansatz

Online-Nutzer*innen haben heute mehr Schutz als je zuvor, was ihnen die Wahl lässt, wer ihre Daten sammelt und wie. Dies hat zur Entstehung der auf Erlaubnis basierenden E-Mails geführt. Neuere Gesetzgebungen wie die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der California Consumer Privacy Act (CCPA) sind Datenschutzgesetze, die im E-Mail-Marketing nicht übersehen werden sollten. Das bedeutet, dass Sie sicherstellen müssen, dass die Personen hinter den Adressen auf Ihrer Liste wissentlich eingewilligt haben. Dies können Sie mit einem Anmeldeformular auf Ihrer Website oder durch andere aktive Maßnahmen zur rechtmäßigen Sammlung von E-Mail-Adressen tun.

2. Gestalten Sie die perfekte Willkommens-E-Mail

Der erste Eindruck zählt – und das gilt auch im E-Mail-Marketing. Sobald ein Abonnent oder eine Abonnentin eingewilligt hat, nutzen Sie Ihre Willkommens-E-Mail, um mehrere Ziele zu erreichen. Beispielsweise können Sie diese einleitende E-Mail verwenden, um:

  • Usern eine weitere Möglichkeit zu geben, einzuwilligen und ihre Zustimmung zu bestätigen. Double-Opt-In-Strategien sind aus zwei Gründen häufiger geworden. Erstens, um alle Compliance-Anforderungen zu erfüllen; zweitens, um sicherzustellen, dass Sie nur Informationen von denjenigen sammeln, die Interesse haben.
  • Ein Einführungsangebot zu senden. Solche Angebote werden mehr oder weniger erwartet, wie z. B. Gutscheine. Stellen Sie aber sicher, dass das Angebot zum Abonnenten oder zur Abonnentin passt.
  • Die Zustellbarkeit von E-Mails zu verbessern. Bitten Sie die User, Ihre Marke auf die Whitelist zu setzen, indem sie Ihre Firmen-E-Mail zu ihrer genehmigten Absenderliste hinzufügen. Dies hilft, Ihre Marketing-E-Mails vor dem Limbo des SPAM-Ordners zu bewahren.
  • Empfänger*innen in Tools einzuführen, mit denen sie ihre eigenen Konten und Abonnements verwalten können. Zum Beispiel geben Sie ihnen die Möglichkeit zu wählen, wie oft sie eine E-Mail von Ihrer Marke erhalten möchten. Online-Publikum will Kontrolle, und es wird es zu schätzen wissen, wenn Ihre Marke dies ermöglicht (innerhalb vernünftiger Grenzen).

3. Bringen Sie sich ehrlich ein

Beim E-Mail-Marketing können Sie kaum dem Ansatz “Set it and forget it” folgen. Sie müssen die Vorlieben Ihrer E-Mail-Empfänger*innen herausfinden und Wege entwickeln, diese Erwartungen zu erfüllen. Nehmen Sie sich die Zeit, um sie per E-Mail zu fragen, was sie mögen und wie oft sie von Ihnen hören möchten. Sie können sogar nach Inhalten fragen, die sie genießen, oder nach Themen, die sie interessieren. Diese Einsicht im Voraus zu haben, bedeutet, niemals eine irrelevante oder nicht optimierte E-Mail zu senden und somit keine Glaubwürdigkeit bei ehemals zufriedenen Usern zu verlieren.

4. Bleiben Sie sauber

Eine saubere E-Mail-Liste ist eine glückliche E-Mail-Liste. Während es vernünftig erscheinen mag, so viele E-Mail-Adressen wie möglich zu sammeln, könnte ein solch breites Netz tatsächlich in Sachen Zustellbarkeit gegen Sie arbeiten. Ein großer Anteil inaktiver und nicht reagierender Konten kann sich negativ auf wichtige E-Mail-KPIs wie Absprungrate und Klickrate auswirken. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihre Kontakte noch dieselbe E-Mail verwenden, können Sie immer ein Suchmaschinen-Tool für E-Mails verwenden, um die richtigen Adressen zu finden. Weitere Schritte zur Liste-Hygiene umfassen:

  • Entfernen doppelter E-Mail-Adressen
  • Korrigieren von Tippfehlern, wenn möglich
  • Entfernen inaktiver Abonnenten
  • Engagement von nicht reagierenden Konten
  • Bereinigung von harten und weichen Bounces

5. Machen Sie es nicht schwer, sich abzumelden

Es mag kontraintuitiv erscheinen, es E-Mail-Newsletter-Abonnenten leicht zu machen, sich abzumelden. Sie müssen jedoch das Nutzererlebnis über Ihre eigenen Wünsche stellen.

Ein langwieriger und komplizierter Abmeldeprozess kann bei den Nutzern und Nutzerinnen einen schlechten Eindruck hinterlassen. Und Sie könnten sich ins eigene Fleisch schneiden, sollte Ihre Leserschaft möglicherweise zu einem späteren Zeitpunkt zurückkehren wollen.

Sie müssen nicht dafür werben, wie man sich abmeldet, aber machen Sie es zumindest einfach, schmerzlos und intuitiv, um die Reibung zwischen Ihrer Marke und den Kunden und Kundinnen zu verringern. Ganz zu schweigen davon, dass es eine gesetzliche Anforderung gemäß dem CAN-SPAM-Gesetz der USA ist, das besagt, dass Sie eine offensichtliche Möglichkeit für Abonnenten bereitstellen müssen, sich von Ihren kommerziellen Nachrichten abzumelden.

E-Mail-Kontakte wie ein Profi segmentieren

Die Listensegmentierung ist ein so wichtiger Bestandteil des Listen-Managements, dass wir ihr einen eigenen Abschnitt widmen müssen.

Die E-Mail-Segmentierung ähnelt anderen Formen der Verbrauchersegmentierung, bei der Kunden und Kundinnen nach demografischen Merkmalen, Kaufgewohnheiten, geografischen Gebieten oder anderen Eigenschaften und persönlichen Informationen organisiert werden.

Vor diesem Hintergrund sollten Sie die E-Mail-Listen-Segmentierung auf die gleiche Weise angehen – d. h. so viele Kategorien und Tags wie möglich aufbauen. Einige Möglichkeiten, E-Mail-Abonnenten zu segmentieren, umfassen die Sortierung nach:

  • Art des heruntergeladenen Assets (z. B. E-Book- vs. Whitepaper-Leser*innen)
  • Position im Unternehmen (wenn Sie im B2B tätig sind)
  • Am besten passende Käufer-Persona (wenn Sie B2C sind)
  • Geografischer Standort
  • E-Mail-Aktivität und Öffnungsrate
  • Stufe im Marketing-Funnel
  • Kaufhistorie einschließlich des Gesamtumsatzes bei Ihrer Marke und der Häufigkeit von Käufen
  • Teilnahme an Veranstaltungen (Legen Sie am besten separate Listen für jede Veranstaltung an)
  • Webinar-Registrierungen/Teilnahmen
  • Herkunft der Empfehlung (z. B. soziale Medien, Suche, Website-Opt-in-Formular)
  • Trends im Engagement

Eine Anmerkung zur Automatisierung und zum Outsourcing

Wenn es so klingt, als würde effektives Listen-Management Zeit in Anspruch nehmen, dann liegt das daran, dass es das tut. Damit kommen wir zu zwei Punkten: E-Mail-Marketing-Automatisierung und Outsourcing.

Was Ersteres betrifft, so gibt es nichts Schlimmeres, als zu versuchen, eine Abonnentenliste mit Tabellenkalkulationen oder einem Excel-Dokument zu erstellen und zu pflegen. Was anfangs bequem und intuitiv erscheinen mag, wird schnell zur Last und überwältigend komplex, sobald Ihre E-Mail-Liste wächst.

Daher lohnt es sich auf jeden Fall, sich anzusehen, welche Art von E-Mail-Marketing-Software (Beispiele: Marketo, Pardot, Hubspot) verfügbar ist, die Ihnen helfen kann, Arbeitsabläufe im Zusammenhang mit dem Listen-Management zu rationalisieren und zu verdichten. Solche Lösungen können eine Reihe von Vorteilen bieten, darunter:

  • Die Möglichkeit, regelmäßig und geplant E-Mails zu versenden – was zufällige Marketingkampagnen-Praktiken vermeidet
  • Echtzeit-Analysen, damit Sie Einblicke haben, was gut läuft und was nicht
  • Integration mit Ihrem Customer-Relationship-Management (CRM), sodass Sie Daten leicht abrufen und für die Personalisierung von E-Mails nutzen können
  • Prozessautomatisierung, wie z. B. die automatische Validierung von Adressen und andere Arbeitsabläufe im Zusammenhang mit Versand und Distribution. Das manuelle Vorgehen kann tatsächlich mehr Fehler in Ihre Abonnentenliste einführen.
  • Kreativ-Tools, die Ihnen helfen, überzeugendes E-Mail-Design und -Texte zu erstellen. Einige bieten sogar E-Mail-Vorlagen, die Sie verwenden können, um eine einheitliche Markenpräsenz in Ihren E-Mail-Marketing-Aktivitäten zu schaffen.

In anderen Fällen kann es sinnvoll sein, nach einem externen Mailing-Listen-Manager zu suchen. Das Outsourcing des Listen-Managements ist etwas, das viele Unternehmen, insbesondere kleinere Firmen, in Betracht ziehen.

Warum?

Wie bereits erwähnt, erfordert effektives Listen-Management Sorgfalt und Zeit – Ressourcen, die nicht jedes Unternehmen im Überfluss hat. Es erfordert auch eine gewisse Einarbeitung, und ein Mangel an internem Marketing-Talent kann es schwierig machen, Ziele zu erreichen und Ihre E-Mail-Liste zu vergrößern. Wenn Sie auf der Suche nach Listen-Management-Diensten sind, stellen Sie sicher, dass Sie Fragen stellen wie:

  • Welche konkreten Maßnahmen werden Sie ergreifen, um die Liste-Hygiene zu gewährleisten?
  • Wie werden Sie meine E-Mail-Kontakte segmentieren?
  • Können Sie sich einfach in andere Schlüssel-Software wie mein CRM integrieren?
  • Wie werden Sie E-Mail-Marketing-Kennzahlen verfolgen und messen?

Was Sie beachten sollten

E-Mail ist ein Grundpfeiler des Marketings. Vor diesem Hintergrund sollten Sie sicherstellen, dass Ihre gesamte Marketing-Grundlage solide ist, indem Sie regelmäßig Listen-Management betreiben. Unabhängig davon, ob Sie selbst aktiv werden oder dies auslagern, muss die Listenpflege eine fortlaufende Tätigkeit sein.

Denken Sie nur an die Leitprinzipien:

  • Erlaubnis
  • Verifizierung
  • Segmentierung

Wenn Sie diese Faktoren berücksichtigen, wird dies dazu beitragen, Ihre Marketingstrategie zu festigen.

Haben Sie Gedanken zum E-Mail-Listen-Management oder Best Practices zu teilen? Wir würden uns freuen, von Ihnen in den Kommentaren unten zu hören.